Was muss ich über das Übergabeprotokoll wissen?

Um Streitigkeiten bei der Übergabe einer Wohnung oder eines Hauses zu vermeiden, ist es empfehlenswert, ein Übergabeprotokoll bei Ein- und Auszug eines Mieters anzufertigen. Beide Parteien können sich dann später auf dieses Dokument berufen, sofern sich Unstimmigkeiten ergeben sollten. Mit dem nachfolgenden Artikel möchten wir Ihnen einen Einblick in das Thema "Übergabe einer Immobile" geben und Ihnen das Übergabeprotokoll näher bringen. 

Was ist ein Übergabeprotokoll?

Mit einem Übergabeprotokoll soll der Zustand einer Immobilie bei Ein- und Auszug eines Mieter festgehalten werden. Es dokumentiert sämtliche Mängel und Schäden einer Immobilie zum Zeitpunkt der Übergabe an den Mieter, an den Vermieter oder auch an einen neuen Eigentümer. Besonders wenn es sich bei der Immobilie um eine Mietimmobilie handelt und ein Bewohnerwechsel stattfindet, ist ein Übergabeprotokoll ungemein wichtig. Es dient der Sicherheit des Mieters, um nicht unberechtigterweise für Schäden des Nach- oder Vormieters verantwortlich gemacht werden zu können.

Eine gesetzliche Pflicht zur Erstellung eines Übergabeprotokoll besteht nicht. Es erhält erst durch Anerkennung und Unterschrift durch beide Parteien (Mieter + Vermieter) rechtliche Bedeutsamkeit und eine Beweiswirkung vor Gericht.

Wann wird ein Wohungsübergabeprotokoll benötigt?

Um sich spätere Streitigkeiten beim Ein- bzw. Auszug zu ersparen, ist die Erstellung eines Übergabeprotokolls überaus sinnvoll und stets zu empfehlen. Es zählt quasi als Urkunde über den Zustand der betreffenden Immobilie und wird im Streitfall vor Gericht anerkannt. Eine gesetzliche Pflicht zur Erstellung eines Protokolls besteht allerdings nicht. In folgenden Situationen sollte ein Übergabeprotokoll angefertigt werden:

• Beim Einzug in eine Immobilie

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  Wenn ein neuer Mieter in die Immobilie einzieht, werden bei der Übergabe alle bereits bestehenden Mängel sowie sämtliche Zählerstände in das Protokoll aufgenommen. Durch eine Unterschrift des Protokolls bestätigen sowohl Mieter als auch Vermieter, dass die protokollierten Daten korrekt sind.
• Beim Auszug aus einer Immobilie

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  Wenn ein Mietverhältnis endet und die Wohnung an den Vermieter bzw. Verwalter oder den Hausmeister übergeben werden soll, werden die während des Mietverhältnisses entstandenen Mängel und Schäden im Übergabeprotokoll festgehalten und die Zählerstände notiert. Eine Unterschrift des Protokolls durch beide Parteien bestätigt, dass die protokollierten Daten korrekt sind.
• Bei einem Mieterwechsel

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  Findet ein Mieterwechsel statt, dann kann mit Hilfe des Übergabeprotokolls nachvollzogen werden, welcher Mieter für welche Mängel an der Immobilie verantwortlich ist. Kommt es also zu einem Mieterwechsel, dann sollten sowohl Mieter als auch Vermieter dringend darauf achten, dass sämtliche Mängel im Übergabeprotokoll dokumentiert werden, da ansonsten einerseits der Mieter für nicht dokumentierte Schäden verantwortlich gemacht werden und andererseits der Vermieter bei einem neuen Schaden kaum nachweisen kann, wer diesen verursacht hat. Das Übergabeprotokoll dient somit beiden Parteien als Sicherheit sowie Schutz vor Streitigkeiten hinsichtlich nachträglicher Forderungen für Reparaturen. 

Welche Informationen sollte ein Übergabeprotokoll beinhalten?

Eine gesetzliche Regelung für das Übergabeprotokoll existiert nicht. Es ist also jedem frei gestellt, welche Informationen in das Übergabeprotokoll aufgenommen werden. Generell ist es allerdings empfehlenswert, wenn alle Bereiche der Immobilie abgearbeitet und entdeckte Mängel genau dokumentiert werden. Nur so ist es möglich, sich selbst abzusichern. 

Wenn sich die Räume in einem mängelfreien Zustand befinden und besenrein übergeben werden, dann sollte dies ebenfalls im Protokoll notiert werden. Auch sollten bei Übergabe getroffene Absprachen und Vereinbarungen über noch zu erfolgende Reparaturen im Protokoll aufgenommen werden.

Grundsätzlich sollten alle Räume der Immobilie im Protokoll einzeln benannt und die dort vorhandenen Mängel so genau wie möglich beschrieben werden. Durch eine sehr genaue Protokollierung des Zustands, steigern Sie im Streitfall die Beweiskraft des Protokolls. Liegen unterschiedliche Meinungen über einen Schaden vor, dann sollten Vermieter und Mieter die jeweils eigene Formulierung im Übergabeprotokoll aufnehmen. Gravierende Mängel sind vom Vermieter zu beheben. Des Weiteren sollte bei der Übergabe auch alle mitvermieteten, elektronischen Geräte, Duschen, Wasserhähne, Toilettenspülungen und Heizkörper getestet werden. 

• Übergabeprotokoll für eine Wohnung

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  Für die Übergabe einer Wohnung können im Internet einige Protokollvorlagen gefunden und kostenlos heruntergeladen werden. Die Vorlage sollte dabei mindestens die folgenden Punkte beinhalten:
  • Name und Anschrift vom Mieter, Vermieter und ggf. des Zeugen
  • Anschrift der betreffenden Wohnung sowie Lage im Haus
  • Übergabedatum (Datum des Einzugs bzw. Auszugs) sowie der letzten Renovierung
  • Liste mit allen Räumen
  • Sämtliche Mängel und Schäden in der Wohnung (abgeplatzter Lack in der Tür bzw. am Türrahmen, fehlende Sockelleisten, gesprungene Fliesen, etc.)
  • Füllstand des Heizöltanks (sofern vorhanden)
  • Sämtliche Zählernummern und die dazugehörigen Zählerstände (Gas, Wasser, Strom, Heizung, Öl, etc.)
    
  • Art und Anzahl der zur Verfügung gestellten Schlüssel (Haustür-, Wohnungs-, Briefkasten-, Keller-, Fensterschlüssel, etc.)
  • Vorhandenes, mitvermietes Inventar
• Übergabeprotokoll für ein Haus

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  Das Übergabeprotokoll für ein Haus stimmt in den wesentlichen Punkten mit dem Übergabeprotokoll einer Wohnung überein. Jedoch ist das Hausübergabeprotokoll wesentlich umfassender, da z.B. noch weitere Gebäudeteile oder auch ein Garten mit Gartenhäuschen protokolliert wird.
• Übergabeprotokoll für einen Gewerberaum

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  Auch das Übergabeprotokoll für einen Gewerberaum gleicht dem Wohnungsübergabeprotokoll. Vorlagen und Muster können als Word- oder pdf-Datei im Internet kostenlos heruntergeladen und ausgedruckt werden. 

Wird für den Hausverkauf ein Übergabeprotokoll benötigt?

Beim Hausverkauf wird im Kaufvertrag meist der Passus "Gekauft wie gesehen" hinzugefügt, wodurch der Verkäufer seine Haftung wegen Sachmängel am Verkaufsobjekt ausschließt. Eine Protokollierung zu erstellen nachdem der Kaufvertrag unterschrieben wurde, ist also hinfällig. Deswegen ist es beim Hauskauf ungemein wichtig, dass die Immobilie vor der Unterschrift des Kaufvertrags (am besten von Experten wie einen Immobiliengutachter) auf Mängel überprüft wird. Nur wenn der Verkäufer einen Mangel arglistig oder bewusst verschweigt, können Sie als Käufer im Zuge der Mängelhaftung Ansprüche gegenüber dem Verkäufer geltend machen. 

Des Weiteren müssen dem neuen Besitzer spätestens bei der Hausübergabe alle wichtigen Dokumente übergeben werden. Darunter fallen:

• Grundsteuerbescheide
  
• Energieausweis
  
• Baupläne und Grundrisse
• Bauverträge
• Versicherungsscheine
• Wartungsverträge
• Handwerkerverträge
• Garantiescheine
• Gewährleistungsunterlagen

Welche Reparaturen müssen beim Auszug vom Mieter beim Auszug vorgenommen werden?

Wenn ein Mieter aus der von ihm angemieteten Immobilie auszieht, ist er verpflichtet diese in dem Zustand übergeben, der im Mietvertrag mit dem Vermieter vereinbart wurde. Das bedeutet, wenn im Mietvertrag vereinbart wurde, dass die Wohnung "besenrein" übergeben werden muss, dann ist der Mieter zu Renovierungsarbeiten in einem Umfang verpflichtet, in dem er die Wohnung selbst "abgewohnt" hat. Meist beinhaltet dies lediglich Schönheitsreparaturen an Stellen, die durch das normale Wohnen im Laufe der Zeit entstanden sind und sich in der Regel mit Farbe, Tapete und etwas Gips erneuern lassen. 

Nach einem Urteil des Bundesgerichtshofs sind im Mietvertrag enthaltene Klauseln, die feste Renovierungsfristen und Formularklauseln beinhalten, ungültig. Diese haben häufig dazu geführt, dass der Mieter eine zu Beginn unrenovierte Wohnung bei Auszug renovieren musste. Da dies jedoch eine große Benachteiligung für einen Mieter darstellt, wurde vom BGH ein entsprechendes Urteil gefällt. Des Weiteren besteht auch keine Pflicht, die besagt, dass bei abschließenden Malerarbeiten die Farbe weiß zu verwenden ist. Die Vorgabe einer bestimmten Farbe ist nach einem Urteil des BGHs (AZ: VIII ZR 224/07) teilweise unwirksam. Generell muss ein Vermieter alle hellen oder neutralen Farbtöne für die Renovierung akzeptieren.

Kann ein Mieter oder Käufer Einspruch gegen das Übergabeprotokoll erheben?

Ein Übergabeprotokoll wird beim Auszug eines Mieters meist innerhalb der Mietwohnung angefertigt und von beiden Parteien unterschrieben. Je nachdem hat ein Mieter dadurch ein Widerrufsrecht, da hierbei ein außerhalb von Geschäftsräumen geschlossener Vertrag vorliegt (§312 b Absatz 1 Satz 1 BGB). Handelt es sich beim Vermieter um einen Unternehmer, dann steht dem Mieter nach §312g Absatz 1 BGB in Verbindung mit §355 Absatz 2 BGB grundsätzlich ein Widerrufsrecht zu. Dem Mieter steht hierfür ein Zeitraum von14 Tagen zu, in dem er Widerspruch gegen das Übergabeprotokoll einlegen kann. Wird er vom Vermieter nicht belehrt, verlängert sich die Frist sogar auf 12 Monate + 14 Tage.

Ab wann ein Vermieter als Unternehmer gilt, hängt vom jeweiligen Einzelfall ab. Tritt der Vermieter als juristische Person auf (z.B. als verwaltende GmbH), kann der Mieter getrost davon ausgehen, dass es sich dabei um einen Unternehmer handelt. Handelt es sich beim Vermieter um eine natürliche Person, dann ist die Rechtslage nicht ganz so eindeutig.

Ein Übergabeprotokoll soll immer den Zustand einer Immobilie bei Ein- oder Auszug eines Mieters festhalten. Wird bei der Übergabe kein Protokoll angefertigt, heißt das nicht automatisch, dass die Immobilie frei von Mängeln ist. Sofern eine solche Klausel im Mietvertrag enthalten ist, wird diese als unwirksam angesehen. 

Wann verjähren mögliche Schadensersatzansprüche gegen den Mieter?

Der Gesetzgeber räumt dem Vermieter im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) bei Veränderung oder Verschlechterung der Mietsache eine Verjährungsfrist von 6 Monaten ein. Die Frist beginnt zu dem Zeitpunkt, an dem der Vermieter die Mietsache vom Mieter zurückerhält. Nach §548 Absatz 1 BGB verjähren die Ersatzansprüche des Vermieters mit der Verjährung des Anspruchs auf Rückgabe der Mietsache.

Was muss bei der Übergabe einer Wohnung beachtet werden?

Damit die Wohnungsübergabe glatt über die Bühne geht, sollten folgende Punkte unbedingt beachtet werden:

• Aushändigung einer Abschrift an beide Parteien

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  Um spätere Streitigkeiten sowie die Möglichkeit einer nachträglichen Änderung des Protokolls zu vermeiden, sollten das Wohnungsprotokoll an beide Parteien ausgehändigt werden. Dies kann durch eine Kopie oder einer doppelten Ausfertigung erfolgen. Natürlich muss das Übergabeprotokoll vorher von beiden Parteien unterschrieben und dadurch akzeptiert werden.
• Dokumentation von Schäden durch Fotos

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  Sollte es im Mietzeitraum zu Schäden an der Mietsache gekommen sein, ist es ratsam sämtliche Schäden per Foto (im besten Fall mit Zeitstempel) zu dokumentieren. Diese können bei gerichtlichen Auseinandersetzungen als Beweis dienen.
• Einbindung eines neutralen Zeugen in die Übergabe

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  Falls Vermieter und Mieter vereinbaren, dass kein Übergabeprotokoll erstellt werden soll, dann sollte unbedingt ein neutraler Zeuge (z.B. Immobilienmakler) bei der Übergabe anwesend sein. Ein neutraler Zeuge kann bestätigen, ob und welche Schäden nach der Übergabe entstanden sind oder bereits davor vorhanden waren.
• Keine Eile bei der Übergabe

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  Lassen Sie sich ausreichend Zeit und prüfen Sie jeden Raum einzeln. Testen Sie auch, ob Lichtschalter und Heizungen noch einwandfrei funktionieren.
• Bei verdeckten Mängeln schnell handeln

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  Mängel, die nicht sofort ersichtlich sind, nennt man verdeckte Mängel. Dies kann z.B. eine defekte Telefonsteckdose sein, die bei der Übergabe schnell übersehen werden kann. Sollte der neue Mieter nach der Übergabe einen verdeckten Mangel feststellen, gilt es diesen schnellstens an den Vermieter zu melden. Der Mangel kann dann nachträglich von beiden Parteien in das Übergabeprotokoll aufgenommen und so dokumentiert werden. Sollte der ehemalige Mieter einen Mangel nachweislich arglistig verschweigen, dann kann der Vermieter das gemeinsame Übergabeprotokoll anfechten.

Welchen Einfluss hat ein Übergabeprotokoll auf die Mietkaution?

Bei der Vermietung von Immobilien wird zwischen Vermieter und Mieter meist eine Mietkaution als Sicherheit vereinbart. Diese kann der Vermieter am Ende eines Mietverhältnisses nutzen, um etwaige Ansprüche gegenüber dem Mieter einzubehalten. Ein Anspruch kann entstehen, wenn in der Wohnung z.B. Schäden beseitigt oder Schönheitsreparaturen durchgeführt werden müssen oder noch Mietrückstände bestehen. Der Vermieter ist dabei verpflichtet eine nachvollziehbare Aufstellung sämtliche Kosten aufzustellen und diese zu begründen.

Das Übergabeprotokoll dokumentiert, wer für welche Schäden verantwortlich ist. Somit hat es auch direkten Einfluss auf die Mietkaution. Ein Mieter kann sich nach Unterzeichnung des Übergabeprotokoll nicht mehr darauf berufen, dass ihm ein vorhandener Mangel nicht bekannt war und er nicht für die Kosten der Beseitigung aufkommen muss. Gleichzeitig bringt es dem Mieter aber auch Sicherheit. Wird im Übergabeprotokoll dokumentiert, dass die Mietsache keine Mängel aufweist, dann hat der Vermieter im Nachhinein keine Möglichkeit mehr zur Beanstandung.

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